Het organiseren van een goed bedrijfsuitje in 10 stappen
Mag jij dit jaar het bedrijfsuitje organiseren? Dat is leuk… maar ook spannend. Lees de tien gouden tips en alles komt goed. Stap voor stap kom je tot het meest leuke, spannende, onvergetelijke bedrijfsuitje ooit. Voorpret start vanaf nu!
1) Wat is het doel?
Elk bedrijfsuitje is anders, elk team is anders. Daarom begin je eerst met de vraag:”Wat is mijn doel?” Gaat het om knoppen doorhakken, dingen (aan)leren, klanten aan je binden of gewoon puur plezier en verwennen? Teambuilding, een vergadering met daarna ontspanning of juist een workshop waarbij je elkaar écht leert kennen, door en door. Wat maakt het voor jou en je bedrijf tot een succes?
2) Wat is mijn budget?
Money, money, money. Dit is wel een heel rauw begin. Maar essentieel voor het plezier van het organiseren van een uitje. Kies het uitje dat binnen je budget past. Klinkt logisch, maar vaak valt een offerte tegen en kies je de tweede keus. En dat wil je toch niet? Bereken het totale budget. Het maximale totaalbedrag. Houd daarbij rekening met de volgende onderdelen:
- vervoer en parkeerkosten. Ga je voor eigen vervoer of laat je alles door ons regelen?
- consumptiepatroon van je team. Onze ervaring: de afkoop van drankjes is vaak beter.
- vergaderen vooraf? Denk aan techniek en catering!
3) Plan de juiste dag voor je uitje
Duidelijk toch? Ruim op tijd de juiste datum prikken. Houd hierbij rekening met:
- feestdagen en vakanties
- zwangeren in het team
- andere evenementen (voetbalwedstrijden/ plaatselijke feestweek)
- afspraken op het werk (trainingsdagen, congressen)
- part-timers
Geen water bij de wijn! De datum staat nu vast en de rest plant hier gewoon omheen.
4) Kort of lang uitje organiseren?
Heeft niets te maken met budget. Wat had je in gedachten? Eerst werken/vergaderen/workshop en dan de haren los? Feesten tot ver na zonsondergang? Iedereen op tijd weer thuis? Of juist samen ontbijten en daarna op weg? Alles kan, alles is mogelijk. Houd wel rekening met je team en de concentratieboog. Eerst actief/intensief-daarna een verwenmoment (lunch/high tea/diner/borrel) en misschien daarna weer op volle kracht verder. Het is een uitje; het grote genieten dus.
5) Wie gaat mee?
Heeft helemaal te maken met je beginvraag “Wat is je doel?” Dan is het gelijk scherper. Is het doel een beter contact met klanten, je eigen team of met elkaar? Wil je het team slimmer en beter maken? Of is het een ‘beloningsuitje’? Bedenk ook; wie past er op de zaak? Stagiaires mee of niet?
6) De uitnodiging
Kan deel van de voorpret zijn. Staat de tijd, startlocatie en datum er juist op? Een spannende mail, ouderwets op papier of aankondigen via intranet. Een geheim programma of verheugen? Is het nodig om kledingadvies te geven? Geef iedereen maximaal een week om te laten weten of ze aanwezig zijn. En vraag ze ook dit per mail te bevestigen. Wel zo duidelijk en geen misverstanden later. Noem gelijk een thema of motto. Kan bijdragen tot het bereiken van het doel.
7) Keuzes, keuzes, keuzes. Welk bedrijfsuitje kies je?
Dit is denk ik wel de leukste stap van allemaal. Tijd om het programma te passen en meten. Vraag jezelf af:
- Wat heeft men al gedaan?
- Wat was een succes?
- Comfort of juist wakker schudden?
- Competitie of samensmelten?
- Pure luxe of juist maatschappelijk verantwoord aanpakken voor een goed doel?
TIP! Maak het jezelf niet moeilijk en focus. Vergeet niet rust en verwenmomenten in te bouwen. Lol maken is moeilijk op een lege maag. Juist gesprekken onderweg zorgen voor samenhang daarna op het werk. En klanten zijn kneedbaarder onderweg. Wij helpen je graag met een goede opbouw! Uitjes organiseren is een ambacht. En daar zijn we goed in. Vraag dus raak. We inspireren en adviseren graag. Bijna alles staat online. Kijk bij alle losse activiteiten en arrangementen op onze site. Maar veel dingen hangen ook in ons hoofd. Beetje bijslijpen, wat schuiven. Wij maken het programma graag perfect. Dat is voor ons de kick en voldoening.
8) Het grote loslaten
Het is bijna zover. De dag is bijna daar. De dag voor het uitje nog een mail sturen met:
- de laatste aanwijzingen
- plek , routekaart
- programma (of is het geheim?)
Maak een lijst met aanwezigen en zet contactnummers in je mobiel. En laat dan los…. Puur* Uitjes is het beste en leukste evenementenbureau van Nederland. Gewoon goed gekozen. Gewoon vanaf nu genieten dus.
9) De dag
Na al het organiseren van dat uitje is het tijd om alles los te laten. Wij helpen je de dag door, dus ook jij kunt relaxen en het programma zijn werk laten doen.
- Vang iedereen op een geschikte plek op (doen wij vaak al)
- Laat iedereen eventjes landen
- Zorg voor presentaties/gegevens op usb
- Genoeg parkeer-chipgeld. Tank vol?
- Foto/film toestel, geheugenkaart leeg, batterij vol
- Genieten en gaan!
10) De afterparty
Ok…het geld is over de balk gegooid. Blije gezichten, mooie dag. Maar hoe hou je dat goede gevoel vast? Laat het vuur niet doven!
– Zijn de foto’s / filmpjes goed gelukt? Laat iemand er een mooie clip of online album van maken.
– Stuur klanten nog een kaart of mail met foto van de dag samen.
– Die dag een wandeling, workshop of teambuildingactiviteit meegemaakt? Stuur de tips nu gelijk. Zo kan men met een goed gevoel aan de dag terug denken. De tips houden vergeten tegen. En dan is al die moeite en het geld niet voor niets geweest.
Nog vragen? Bel ons op 088-7887000 en we helpen je met het organiseren van een bedrijfsuitje.
